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如何规范化地群发外贸开发信邮件?

时间:2015-04-01 02:00来源:未知 作者:最模板zuimoban 点击:
一、 如何选择邮件系统 搭建起邮件服务器,你需要邮件系统的基本知识,SMTP协议规范,MIME编码规范,MX记录的基础知识请参考相应的RFC文档。 (一)IP地址选择 选 择放置邮件服务器

一、 如何选择邮件系统

搭建起邮件服务器,你需要邮件系统的基本知识,SMTP协议规范,MIME编码规范,MX记录的基础知识请参考相应的RFC文档。

(一)IP地址选择

选 择放置邮件服务器的IDC,更准确地说是所在的IP段,应选择处于完全静态C类IP段之内,最好B类IP段也是静态的。注意有时运营商分配的单个所谓静态 IP,可能处于一段C类动态IP段(如ADSL)之内,这时候你的IP就很容易被认为是动态IP,要知道,动态IP在邮件运营商那里是不受欢迎的。另外要 检查IP是否被列入国际黑名单(RBL),很多RBL经常将国内的整个B段列入黑名单的。

(二)邮件发送软件选择

使用一个权威的第三方发送软件,可以免去你很多烦恼。POSTFIX、QMAIL、FOXMAIL、AIMC、COREMAIL等在编码规范、SMTP会话规范方面都有着可靠的经验,基本不会出现协议级的低等错误。如果你选择自主开发,那就要好好补习RFC文档了。

如果你的系统有提供给个人用户自定制内容发邮件的功能,如邀请信,贺卡等,你还需要安装一套基本的反垃圾软件,作为一个自律的发送方,这很有必要。

二、 需要建立哪些DNS记录

为什么要为IP做DNS记录?就是要告诉接收方,您使用的是静态的IP和域名,并非伪造,您对这些IP和域名有控制权。

下面假设邮件服务器有两台:202.100.100.1 202.100.100.2, 邮箱域名是“@abc.com”

(一)A记录
主机名 记录类型 IP
server1.abc.com A 202.100.100.1
server2.abc.com A 202.100.100.2

其中server1.abc.com是在SMTP会话时,向对方服务器发送HELO命令后带的主机名参数。如“HELO server1.abc.com”。该A记录通常在提供abc.com域名的运营商处可以申请。

记录生效后,通过nslookup命令查询应该有如下结果,以QQ邮箱为例

(二)PTR记录
IP 记录类型 主机名
202.100.100.1 PTR server1.abc.com
202.100.100.2 PTR server2.abc.com

如您所见,PTR记录其实是A记录的反向,A记录将域名解释为IP,PTR记录将IP解释为域名。通常在分配IP地址的电信运营商处可以申请。

记录生效后,通过nslookup命令查询应该有如下结果,以QQ邮箱为例:

(三)TXT记录
域名 记录类型 IP
abc.com TXT 202.100.100.1
abc.com TXT 202.100.100.2

如果你用上了整个C段的IP,像下面这样做就省事多了。
域名 记录类型 IP
abc.com TXT 202.100.100.0/24

TXT记录用于声明本邮箱域名的真正发信服务器IP,同样在提供abc.com域名的运营商处可以申请。

记录生效后,通过nslookup命令查询应该有如下结果,以QQ邮箱为例:

A记录与PTR记录互相搭配,表明你的IP地址是静态的,邮件服务器是固定的。TXT记录能帮助接收方排除仿冒你的域名的来源邮件,从而使你发出的邮件更加可信。

三、如何规范地群发邮件

完成上述工作后,总算可以开始群发邮件了,每天给什么人发?给多少人发?每人发多少?发些什么内容?如何规范地群发邮件?以下是你需要尽可能遵守的原则,

(一)控制发信速度

邮件服务器都有对IP的发信频率限制,达到了每分钟/每小时等上限时,邮件往往就发不过去,这时候最好的方法是暂停发送,过若干分钟或小时后重试。
为避免垃圾邮件泛滥,邮件服务器都有日发信量限制,达到每日上限时,当日就不能再发邮件了,只能暂停发送,留待明日继续发信。
运营商设置的发信速度和发信量的限制,是适合绝大多数情况的,如你确实有需要超量发送,而邮件的信誉度和重要性也相当高,可以尝试联系运营商特别处理。

(二)规范邮件格式

整齐简洁的排版,专业的语言。
尽可能缩小邮件体积,夹大附件的邮件通常不太受欢迎。
在显眼的地方标有退订入口,会为你的诚意增添几分。

(三)规范邮件内容

注册信、密保信等重要邮件请在主题标明关键字眼,一般都不会被过滤。

纯广告的邮件最好少发,这是最常受用户投诉的,大多数情况下,你的会员并不需要铺天盖地的广告,倘若真要发的,请放慢速度,主题别忘了加上“(AD)”

订阅信息邮件也是一般不会被过滤的。但若是钻空子借订阅邮件大做广告,将引发更多的用户投诉。

(四)规范发件人信息

由系统群发的邮件请使用相同的发件人,如service@abc.com就比较好辨认。同时该发件人地址应该能收信,避免退信时失败而造成接收方邮件队列堆积。同时应避免频繁变动发件人或发件域。
如果是自动中转邮件,即使原文中发件人使用原始发信方,如mike@163.com,但SMTP会话中的mail from指令也应该使用本域发件人service@abc.com,否则容易被认为是冒用163.com的域名发送。
注册信、密保信等重要邮件最好与纯广告、订阅信分开不同的IP发送,一但发生广告信发送IP被拒,也不会影响正常会员的注册功能。

(五)更新有效收件人地址

经常滚动更新你的会员列表,去掉已经注销的用户或已经退订的会员。做得更细致一点,通过在邮件中放置一些URL,把长期阅读点击率偏低的会员去掉。诚然,这可能会让你损失那么一点潜在用户,但换来好的口碑。何况,激活长期不阅读的沉睡会员的可能性微乎其微。

(六)主动清理门户

有些功能可以提供会员向外发邮件,例如邀请信,贺卡等。别有用心的人可能利用这些功能群发垃圾邮件、欺诈信息、政治敏感信息等,这无异于养虎遗患。这类会员是坚决要清理掉的。

四、如何定位发送失败原因

(一) 定位问题

定位问题,最直接的方式是查看系统日志,捕捉SMTP会话中接收方返回的错误信息。不同的邮件软件有不同的返回信息,但基本相似。这里需要定位的是究竟是系统问题还是用户问题。我们以下面的例子说明:

系统问题:

Connection time out

Open relay denied

IP involved in rbl

Server refused mail service

用户问题:

User not found

Mail size exceeded

No space in mail box

正像你看到的,系统问题一般是由网络、RBL、内容过滤,会话规范、频率限制一类的全局问题导致。而用户问题一般是由对方用户名、邮箱空间之类的个别问题导致的。

我们需要去解决的,通常仅仅是系统问题。

(二) 沟通申诉

沟通申诉之前,你需要准备一些资料,以便提高排查速度和准确率。

本方发信IP地址
返回错误信息的接受方IP地址
错误日志,最好具备清晰易懂的日志输出,有完整的时间点,收发件人,错误信息等记录。

(责任编辑:最模板)
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