如何规范化地群发外贸开发信邮件？_外贸营销_站长资讯

一、如何选择邮件系统

搭建起邮件服务器，你需要邮件系统的基本知识，SMTP协议规范，MIME编码规范，MX记录的基础知识请参考相应的RFC文档。

（一）IP地址选择

选择放置邮件服务器的IDC，更准确地说是所在的IP段，应选择处于完全静态C类IP段之内，最好B类IP段也是静态的。注意有时运营商分配的单个所谓静态 IP，可能处于一段C类动态IP段（如ADSL）之内，这时候你的IP就很容易被认为是动态IP，要知道，动态IP在邮件运营商那里是不受欢迎的。另外要检查IP是否被列入国际黑名单（RBL），很多RBL经常将国内的整个B段列入黑名单的。

（二）邮件发送软件选择

使用一个权威的第三方发送软件，可以免去你很多烦恼。POSTFIX、QMAIL、FOXMAIL、AIMC、COREMAIL等在编码规范、SMTP会话规范方面都有着可靠的经验，基本不会出现协议级的低等错误。如果你选择自主开发，那就要好好补习RFC文档了。

如果你的系统有提供给个人用户自定制内容发邮件的功能，如邀请信，贺卡等，你还需要安装一套基本的反垃圾软件，作为一个自律的发送方，这很有必要。

二、需要建立哪些DNS记录

为什么要为IP做DNS记录？就是要告诉接收方，您使用的是静态的IP和域名，并非伪造，您对这些IP和域名有控制权。

下面假设邮件服务器有两台：202.100.100.1 202.100.100.2, 邮箱域名是“@abc.com”

（一）A记录
主机名记录类型 IP
server1.abc.com A 202.100.100.1
server2.abc.com A 202.100.100.2

其中server1.abc.com是在SMTP会话时，向对方服务器发送HELO命令后带的主机名参数。如“HELO server1.abc.com”。该A记录通常在提供abc.com域名的运营商处可以申请。

记录生效后,通过nslookup命令查询应该有如下结果,以QQ邮箱为例

（二）PTR记录
IP 记录类型主机名
202.100.100.1 PTR server1.abc.com
202.100.100.2 PTR server2.abc.com

如您所见，PTR记录其实是A记录的反向，A记录将域名解释为IP，PTR记录将IP解释为域名。通常在分配IP地址的电信运营商处可以申请。

记录生效后,通过nslookup命令查询应该有如下结果，以QQ邮箱为例：

（三）TXT记录
域名记录类型 IP
abc.com TXT 202.100.100.1
abc.com TXT 202.100.100.2

如果你用上了整个C段的IP,像下面这样做就省事多了。
域名记录类型 IP
abc.com TXT 202.100.100.0/24

TXT记录用于声明本邮箱域名的真正发信服务器IP，同样在提供abc.com域名的运营商处可以申请。

记录生效后,通过nslookup命令查询应该有如下结果,以QQ邮箱为例：

A记录与PTR记录互相搭配，表明你的IP地址是静态的，邮件服务器是固定的。TXT记录能帮助接收方排除仿冒你的域名的来源邮件，从而使你发出的邮件更加可信。

三、如何规范地群发邮件

完成上述工作后，总算可以开始群发邮件了，每天给什么人发？给多少人发？每人发多少？发些什么内容？如何规范地群发邮件？以下是你需要尽可能遵守的原则，

（一）控制发信速度

邮件服务器都有对IP的发信频率限制，达到了每分钟/每小时等上限时，邮件往往就发不过去，这时候最好的方法是暂停发送，过若干分钟或小时后重试。
为避免垃圾邮件泛滥，邮件服务器都有日发信量限制，达到每日上限时，当日就不能再发邮件了，只能暂停发送，留待明日继续发信。
运营商设置的发信速度和发信量的限制，是适合绝大多数情况的，如你确实有需要超量发送，而邮件的信誉度和重要性也相当高，可以尝试联系运营商特别处理。

（二）规范邮件格式

整齐简洁的排版，专业的语言。
尽可能缩小邮件体积，夹大附件的邮件通常不太受欢迎。
在显眼的地方标有退订入口，会为你的诚意增添几分。

（三）规范邮件内容

注册信、密保信等重要邮件请在主题标明关键字眼，一般都不会被过滤。

纯广告的邮件最好少发，这是最常受用户投诉的，大多数情况下，你的会员并不需要铺天盖地的广告，倘若真要发的，请放慢速度，主题别忘了加上“（AD）”

订阅信息邮件也是一般不会被过滤的。但若是钻空子借订阅邮件大做广告，将引发更多的用户投诉。

（四）规范发件人信息

由系统群发的邮件请使用相同的发件人，如service@abc.com就比较好辨认。同时该发件人地址应该能收信，避免退信时失败而造成接收方邮件队列堆积。同时应避免频繁变动发件人或发件域。
如果是自动中转邮件，即使原文中发件人使用原始发信方，如mike@163.com,但SMTP会话中的mail from指令也应该使用本域发件人service@abc.com,否则容易被认为是冒用163.com的域名发送。
注册信、密保信等重要邮件最好与纯广告、订阅信分开不同的IP发送，一但发生广告信发送IP被拒，也不会影响正常会员的注册功能。

（五）更新有效收件人地址

经常滚动更新你的会员列表，去掉已经注销的用户或已经退订的会员。做得更细致一点，通过在邮件中放置一些URL，把长期阅读点击率偏低的会员去掉。诚然，这可能会让你损失那么一点潜在用户，但换来好的口碑。何况，激活长期不阅读的沉睡会员的可能性微乎其微。

（六）主动清理门户

有些功能可以提供会员向外发邮件，例如邀请信，贺卡等。别有用心的人可能利用这些功能群发垃圾邮件、欺诈信息、政治敏感信息等，这无异于养虎遗患。这类会员是坚决要清理掉的。

四、如何定位发送失败原因

（一）定位问题

定位问题，最直接的方式是查看系统日志，捕捉SMTP会话中接收方返回的错误信息。不同的邮件软件有不同的返回信息，但基本相似。这里需要定位的是究竟是系统问题还是用户问题。我们以下面的例子说明：

系统问题：

Connection time out

Open relay denied

IP involved in rbl

Server refused mail service