编者按：本文转载自阿里巴巴外贸实务论坛，原帖如下——

    从事国际贸易已经有5年了, 先是留校教书一年, 然后国有大型外贸公司, 随后到外资银行贸易融资. 然后国外的采购公司.当时结识不少同行, 其中许多采购公司是大家都知道的. 直到自己不久前开一家小小公司.看到自己等级新手, 不免感慨, 其实贸易对于任何一个人, 何尝不是一个不断学习的过程呢?

    我和大家分享一下从采购商的角度看外贸业务员, 希望对大家有帮助, 兼作自我介绍。

    采购商订单从哪里来?发到哪里去? 采购商一般从总部那里, 或者从所在国关联公司得到采购的任务.我们, 还有其他的同行一般是这样, 打电话给最熟悉的供应商, 了解一些信息. 发询盘给熟悉的供应商, 然后把从展览会上面的供应商名单数据库里面的工厂洒一遍, 外贸网站再撒一遍采购信息.从中国得到offer 以后, 回复给公司总部. 正常情况下, 总部过来的采购的任务是非常多而且不一定完整的.所以外贸人员最好能做到两点:

    第一是非常快的回复. 采购部门的迅速有效的回复总部是非常重要的一个考核指标. 比如20个项目的日用品单, 一般3天之内就会回复完成.之后过来的迟到的offer只能放在文件夹里面归档.所以速度是第一关键.

    第二是完整的回复. 这需要报价业务员对自己的产品非常了解.经常采购的信息是不完整的, 业务员最好依靠自己的产品知识,在email 中对产品有完整的介绍. 同时包括自己的工厂信息(名称, 地址, 工厂人数, 技术人员人数,主要产品,产量,销售量, 有没有外贸权,),产品的其他信息,包括类似产品推荐, 或者提供给采购商可能的其他选择. 还有一部分是商务信息,包括交货期,最少订货量,包装,港口,付款方式等等.这对促成最终成交非常有帮助. 重要的是: 在第一封email中就分几个部分完整的介绍.

    我以前常常收到一两句话的传真或者email.上面只有一个价格. 在我看来,这样的回复会给我这样几个印象:

    1. 回复者是贸易公司或者个人, 看到讯盘就打听价格,加上利润以后就报价过来.

    2. 回复者对商务方面不是非常熟悉, 继续谈下去可能在许多环节上,需要很多时间相互沟通.

    3. 同这样的公司做生意, 会像挤牙膏一样, 时时催促工厂, 非常消耗精力.

    回复的内容完整, 但是需要注意简洁. 不要把工厂的创业史也搬出来,也不要把口号,标语贴上去.

    采购商的难处,兼谈杳无音讯咋办? 采购商和外贸业务员一样, 有自己的难处, 第一是需要找到qualified 供应商.之后的业务中如果出现各种问题, 都会追溯到挑选供应商的环节上.所以, 有实力的供应商展现自己的实力是非常重要的.当然, 虚假之词只能靠采购商自己考察辨别了.

    价格是另外一个问题. 采购的目标价格通常是非常的低.所以一次沟通就成交非常困难. 许多订单的谈到最后就是价格问题.总部也需要时间判断.采购执行每天面对的主要内容是总部, 还有正在执行的订单. 所以对于讯盘阶段的供应商,没有太多时间主动打电话. 邮件也是疏于回复. 这是经常发生的. 供应商不必泄气. 在此提出两点是供大家参考的.