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与外贸客户及供应商打交道的那些事

时间:2014-09-20 10:52来源:未知 作者:最模板zuimoban 点击:
谁也不知道下一个路口在哪里,谁也不知道未来的自己会如何。这句话放到12年前是非常恰当的。 20岁时,因为朋友的介绍来到了东莞,进入了一家台资的外贸公司。现在回想,这家公

“谁也不知道下一个路口在哪里,谁也不知道未来的自己会如何。”这句话放到12年前是非常恰当的。

20岁时,因为朋友的介绍来到了东莞,进入了一家台资的外贸公司。现在回想,这家公司的门槛似乎有点低,我既非英文专业,更非商贸专业,手上有的只是一纸会计文凭。也许我真的看起来很诚恳,不过通过之后的十年才发现这家公司确实更看重扎实的工作能力。

虽然我是误打误撞进的外贸这一行,但这已成为我生活的一部分,一种习惯,一种态度。

从小助理到业务经理,从英文困难户到独立完美得跟客户沟通处理各种大小事宜,这中间包含了机遇、努力、历练和包容。

先从英文说起吧!这是外贸中的必备武器。我是零装备上阵,曾有很多人问我如何自学的英文,坦白讲我个人并不认为上英文培训班是个最好的选择。学习外文需要语言环境,当我每天面对的都是纯英文的邮件,以及接二连三的客户拜访、验货陪同时,不断的练习,饱满的学习热情,突然有一天当真是有种茅塞顿开的感觉。如果你身处这样的环境,请不要浪费。突然的语塞尴尬,不敢放手的快译通,还在我记忆的最深处。在这个阶段里,有位名叫MAX的客户给了我非常大的帮助,他丝毫不介意我拙劣的英文表述,反而会放慢语言速或是耐心重复。

客户的信任是一点一滴的积累

在客户方面,我多半接触的是欧洲客人。他们相对和善有礼貌,较准时。现在一直联系的客户有些都认识5-10年了。

对待客户我更多是像对待朋友一样,不用过份拘谨,过于小心翼翼,以下是我的经验分享:

1.认真对待他们的每一封邮件,就算不能马上给予回复,也可以简单先告知:well received your mail&thanks,I will check it and give reply in xxxx time。这样客户知道邮件已收到,不会因为漏收邮件而耽误事情。

2.当客人的要求我们不能满足时,我除了SAY NO,同时还会给客人提供一些别的选择或是建议,让客户不用过于伤脑筋且容易找到新的解决办法。

3.我们遇到一些很难解决的问题时,如因品质不佳而交期延误,我会附上产品不良的照片或是物料的照片告诉客人,事情确实有在进行,但是因为某些原因需要延误。比起苍白的sorry千万次,这样更能让客户相信我们不是在欺骗隐瞒。

4.认真检查客户的资料。客户提供的包装资料有时也会有些不小心的错误,如果不确定的话,可以跟客人再次确认,有时一个小小的提醒可以帮客户弥补一些后续的损失,其实也是帮到自己,可以避免之后客人发现再要求我们进行这类返工。

5.认真得记录每一次会议,制作详细的英文报告,隔天及时传送给客户。虽然客户都有自己做会议记录的习惯,但是详细明了的会议报告没有客人会拒绝。我之前配合过的客户都习惯等待我的报告,并进行下一步的跟踪处理,这其实就是一种信任。

6.简洁的邮件往来。没有人愿意看密密麻麻的长篇邮件,这样的邮件只会让客户排到最后才阅读。简洁清晰的表述,不使用长句子,段与段之间隔一行。这样明了的邮件格式让客户非常容易抓住你要表达的重点。自然而然,你的邮件将成为优先阅读的那一部分。

7.与客户做朋友。这并非100%,但是基本上大多数的客户都不会排斥。除了工作,我们偶尔也会聊聊工作以外的事情,拉近距离,增加亲切感。因此很多时候工作上遇到一些非原则性的小问题,同事们总是说客户愿意给我开绿灯。也许这也是其中的一点点的因素吧。

客户的信任是一点一滴的积累,它不仅来源来公司的自身实力与文化,更多的时候是来自我们自身。如果客户愿意依赖他信得过的外贸业务员,我则视他为一个成功的外贸人,这说明他用专业、勤奋、细心、人格魅力征服了客户。

对供应商友好相待

再来说说与供应商的关系(非生产型外贸公司)。随着工厂直接对外的能力不断壮大加强,现在其实已经不再是客户的绝对主场。想要拥有稳定持续的客户,没有给力供应商的支持,我们将无比被动。

1.同风格的产品通常我们会有三到四家供应商为备选,最后供应商的确定不应只跟单价绑定在一起,工厂的规模、开发能力、品质控制和配合度都是关键因素。与其找一家将我们的优先级别排名靠后的大工厂,不如与规模相对小一些,但是配合力度高,沟通融洽,能顺利解决问题的工厂配合,这样双方共同成长。

2.工厂的跟单业务,是我们与工厂沟通联系的主要窗口。跟单业务只是一个无足轻生重的小角色吗?我曾经有个助理,她在跟工厂的跟单业务沟通时态度傲慢无礼,基本上本着“我是客户我最大”的姿态,以致于供应商向我多次投诉要求更换沟通的窗口,或是要求与我直接沟通处理。而小助理也一直抱怨工厂的各种不配合,难讲话。

问题出在哪里?当大家不在平等的位置进行沟通时,自然沟通越来越难。

(1)首先你需要先掌握供应商老板或是主管的电话,在询价阶段可以与其适当沟通,加深印象,以便日后需要他们的帮助时不会无从下手。

(2)永远不要认为跟单业务低自己一等,或是认为他们理应对身为客户的我们毕恭毕敬。和善有礼,本着大家是以合作为基础,双方需要共同努力促进订单顺利完成。

(3)以自己专业的业务能力,赢得对方的尊重,对自己提出的工作要求都将认真对待。

(4)适当对供应商宽容,我曾在工厂工作过三年,对于各种千奇百怪的状况也算见怪不怪。当供应商告知出现问题了,当务之急并非严厉指责谩骂,让对方承担责任。而是冷静下来,认真思考如何解决问题。如果是一些无伤大雅的小问题,则可在适当范围内向国外客户解释并申请接受,为供应商避免损失。

(5)供应商会经常向我们打听他们的货款进度,通常的做法是打发他们去找财务,不过财务的大门有时总是冷冰冰的。所以,我通常会帮他们向财务询问进度、预计付款时间,或是延误付款的原因。我只是一两个电话的工夫,却可能帮他们省去不少的时间。

(6)偶尔去供应商拜访相互认识,俗话说见面三分情,见过一面的人比打过五十通电话的人更热络。

(7)良好的供应商关系将带给我们什么?保质保量或是优先完成我们的订单,这些自然不在话下。在我以往的工作中,我在这点上倒是经常帮助我的助理们处理过各式的小麻烦。比如,当我们不小心提供了错误的资料时,在不涉及到过多人力物力时,跟单业务愿意去说服生产部门予以免费返工。当我有许多工厂并柜走货时,跟单业务愿意帮忙去说服仓库帮我们免费收货卸货上柜等等。这些说起来都是一些芝麻小事,可是我们都知道面对“小鬼难缠”时又会有多烦恼。

(责任编辑:最模板)
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